Diplomarbeit | Rückstellungen für die Instandhaltung von Wohnimmobilien

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Rückstellungen für die Instandhaltung von Wohnimmobilien

Die Kosten für die Erhaltung und Wiederherstellung des Nutzwertes einer Immobilie werden durch Rückstellungen abgedeckt. Sie sollen Höhe und Fälligkeit von künftigen Instandhaltungsmaßnahmen berücksichtigen. Fehler bei der Ermittlung der anzusammelnden Rückstellungen können als Folge fehlender Mittel zu einem Instandhaltungsstau bzw. Sonderumlagen oder im umgekehrten Fall zu einer unnötigen Bindung von Kapital mit unzureichender Verzinsung führen. Für größere und komplexe Immobilien sollten deshalb Ergebnisse aus objektspezifischen und bautechnisch orientierten Untersuchungen vorliegen, um angemessene Rückstellungsansätze ableiten zu können.

Die Bewirtschaftung von Wohnimmobilien erfordert ein vorausschauendes Handeln und Kalkulieren der in Zukunft entstehenden Kosten für Wartung, Inspektion und Instandsetzung und für eventuell anfallende Kosten für Modernisierung und Revitalisierung. Der Bereich der Immobilienverwaltung wird häufig von Fachleuten der Betriebswirtschaft ausgeübt, die eine gute betriebswirtschaftliche Verwaltung leisten, sich aber im Bereich der Rückstellungsbildung auf allgemeine Kennzahlen und einfache Formeln berufen. Tatsächlich aber sollte die Höhe der entstehenden Kosten für die Instandhaltung für jedes Gebäude individuell berechnet werden.

Die Vielfalt der kostenrelevanten Elemente in Gebäuden für die Instandhaltung ist groß. Es sollte für jedes Gebäudeteil abgeschätzt werden, wann eine Reparatur bzw. Neueinbau erforderlich ist. Die zeitliche Abschätzung und die erwartete Höhe der Kosten für Instandhaltungsmaßnahmen erfordert bautechnisches Verständnis. Die fachliche Beurteilung und das spezielle Wissen über Baustoffe und Bautechniken sind erforderlich.

Schäden, die frühzeitig erkannt und repariert werden, verhindern ein Ausweiten des Schadens auf andere Bauteile. Wird ein Schaden erst spät entdeckt, oder ist eine Renovierungsmaßnahme wegen fehlender Rückstellungen erst zu einem späteren Zeitpunkt möglich, kann der Schaden durch Witterungseinflüsse oder durch den täglichen Gebrauch Ausmaße annehmen die ein Vielfaches des ursprünglichen Schadens betragen.

Als Folge mangelnder Wartung und Inspektion können Ausfälle von technischen Einrichtungen und Bauteilen einer Immobilie zu Schäden führen deren Regulierung für den Mieter bzw. Eigentümer nicht nur durch Geldwerte zu ersetzen sind.

Eine kontinuierliche Kontrolle, eine stetige Datenerfassung und Datenauswertung und eine verlässliche Abschätzung der künftig anfallenden Kosten der Immobilie sind die Grundlage für eine gute Immobilienverwaltung.

Inhaltsverzeichnis:

Abbildungsverzeichnis   9
Abkürzungsverzeichnis   12
1.   Einleitung   13
2.   Begriffsdefinitionen   15
2.1   Facility Management   15
2.2   Gebäudemanagement   15
2.3   Instandhaltung   16
2.3.1   Inspektion und Wartung   16
2.3.2   Instandsetzung   17
2.3.2.1   Kleine, große Instandsetzungen   17
2.4   Abgrenzung zu anderen Veränderungsmaßnahmen   17
2.4.1   Sanierung   17
2.4.2   Modernisierung   18
2.4.3   Revitalisierung   19
3.   Bauliche Einflussfaktoren auf die Kosten einer Immobilie   20
3.1   Der Lebenszyklus von Gebäuden   20
3.1.1   Einfluss des Facility Management in der Planungsphase auf die Gesamtkosten   22
3.1.2   Einfluss der Kosten in der Nutzungsphase auf die Gesamtkosten einer Immobilie   24
4.   Die Wohnimmobilie und deren Bewirtschaftung   26
4.1   Das Wohnungseigentum   26
4.1.1   Stockwerkseigentum   26
4.1.2   Wohnungseigentum nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG)   26
4.1.2.1   Unterschiede zwischen einer BGB-Gemeinschaft und einer Eigentümergemeinschaft   27
4.1.2.2   Begründungsformen des Wohneigentums nach WEG   27
4.1.2.3   Bedeutung und Bemessung der Miteigentumsanteile am gemeinschaftlichen Eigentum   28
4.1.2.4   Abgrenzung der Eigentumsverhältnisse von Wohnungseigentum   29
4.1.2.4.1.1   Sondereigentum   29
4.1.2.4.1.2   Gemeinschaftseigentum   29
4.1.2.4.2   Abgrenzungsprobleme zwischen Gemeinschafts- und Sondereigentum   31
4.2   Immobilienbewirtschaftung als Teilbereich des Facility Management   31
4.3   Betriebskosten von Immobilien   33
4.4   Unterschiedliche Interessenslagen am gleichen Objekt   36
4.4.1   Der Eigentümer   36
4.4.2   Der Nutzer   37
4.4.3   Der Betreiber   37
4.4.4   Die Gesellschaft   38
5.   Rückstellungen   39
5.1   Rückstellungen und Rücklagen   39
5.2   Zweck der Bildung von Rückstellungen   39
5.3   Problematik bei der Abschätzung der Höhe der erforderlichen Rückstellungen   40
5.4   Bildung der IR   41
5.5   Interessenskonflikte bei der Bildung der IR   42
5.6   Einflussfaktoren auf die Höhe der IR   44
5.6.1   Lebensdauer von Gebäudeelementen   44
5.6.2   Einflussfaktoren auf das Abnutzungsverhalten und die Lebensdauer von Gebäuden und deren Elemente   45
5.6.3   Inspektions- und Wartungsintervalle   47
6.   Methoden und Einflussfaktoren für die Ermittlung der erforderlichen Strategien der Instandhaltung   50
6.1   Rückstellungen   50
6.1.1   Instandhaltung nach der Ausfallstrategie   51
6.1.2   Instandhaltung nach der Inspektionsstrategie   52
6.1.3   Instandhaltung nach der Präventivstrategie   52
6.2   Konventionelle Methoden zur Bemessung der IRen   53
6.2.1   Einfache objektorientierte Berechnungsmethoden   53
6.2.1.1   Formel von Stein   54
6.2.1.2   Formel von Peters   54
6.2.1.3   Formel von v. Hauff   55
6.2.1.4   Instandhaltungspauschalen im öffentlich geförderten Wohnungsbau   55
6.2.2   Bewertung der Ansätze für Baupreissteigerungen   57
6.2.3   Vergleich der Ergebnisse einfacher Berechnungsmethoden   59
6.2.3.1   Vergleich der ermittelten IR-Zuweisungen   60
6.2.3.2   Beispiel für Finanzierung von Instandhaltungsmaßnahmen aus den Rückstellungen   61
6.3   Konventionelle, elementorientierte Berechnungsmethoden   64
6.3.1   Vorgehensweise   65
6.3.2   Kostengliederung   66
6.3.3   Kostengewichtung der Gewerke   68
6.3.4   Konzentrationsanalyse-Analyse   70
6.3.5   Erwartungswerte bedeutsamer Gebäudeelemente   72
6.3.5.1   Kostenintensive Gebäudeelemente   72
6.3.5.1.1   Fenster und Türen   72
6.3.5.1.2   Fassaden   73
6.3.5.1.3   Dächer   73
6.3.5.1.4   Bodenbeläge   73
6.3.5.1.5   Heizflächen   74
6.3.5.2   Lebenszykluskosten kostengewichtiger Gebäudeelemente   74
6.4   EDV-Programme zur Ermittlung der erforderlichen Rückstellungen   82
6.4.1   Die „Individuelle Instandhaltungsrückstellungsplanung“   82
6.4.2   Instandhaltungsrückstellungsplanung mit EPIQR   88
6.4.2.1   Konzept   88
6.4.2.1.1   Instandsetzung   89
6.4.2.1.2   Energieanalyse   92
6.4.2.1.3   Wohnraumqualität   94
6.4.2.2   Optimierung des Instandhaltungsbedarfs durch Einteilung der Gebäudeelemente in Zustandsklassen   95
6.4.2.2.1   Ermittlung der Wahrscheinlichkeitsverteilung von Gebäudeelementen   95
6.4.2.3   Vorhersage der Kosten für die Instandsetzung   98
6.4.2.3.1   Instandhaltungsplanung von Haustüren unter Berücksichtigung der Lebensdauer   99
6.4.2.3.1.1   Szenarien   100
6.5   Instrumentarium für die Optimierung der IRen   106
6.5.1   Konventionelle Verwalterpraxis   106
6.5.2   Einsatz von Gebäudeinformationssystemen   107
6.5.3   Anwendung von EDV-Systemen in der Praxis   108
7   Überprüfung der Ansätze für Rückstellungen an Hand einer Fallstudie und Vorschlag für künftiges Vorgehen   109
7.1   Fallstudie   109
7.1.1   Beschreibung des Objektes   109
7.1.2   Aufnahme und Unterteilung der bisher angefallenen Instandhaltungskosten   110
7.1.3   Auswertung der Instandhaltungskosten   111
7.1.3.1   Gewichtung der Bauleistungsbereiche   111
7.1.3.2   Zeitlicher Verlauf der Instandhaltungsmaßnahmen   114
7.1.4   Vergleich der ermittelten Instandhaltungskosten mit konventionellen Ansätzen für IR-Zuweisungen   120
7.1.5   Vergleich der Instandhaltungskosten mit EPIQR   123
7.2   Ermittlung der IR-Zuweisungen in der Verwalterpraxis   123
7.3   Formeln oder EDV-Programme?   124
7.3.1   Formeln   124
7.3.2   EDV-unterstützte, elementbezogene Verfahren   124
7.4   Vorschlag für das Vorgehen bei der Bildung angemessener Rückstellungen   125
7.4.1   Objektbezogene Grobschätzung   125
7.4.2   Gebäudeelementbezogene Feinschätzung   126
7.4.3   Festlegen IR-Zuweisungen   126
7.4.4   Aufbau eines technischen Expertenwissens   126
8.   Zusammenfassung und Ausblick   128
8.1   Zusammenfassung   128
8.2   Ausblick   130
Literaturverzeichnis   132
Anhang   135